Offerte aanvragen en tekenen

Nadat je een voorselectie hebt gemaakt, kun je de offertes aanvragen.

• Een offerte ('estimate' of 'quote') hoort kosteloos te zijn.


• Kijk uit met scherpgeprijsde online quotes, ze zijn meestal te goed om waar te zijn.
  
  Ga je toch op basis van een online quote met een verhuisbedrijf in zee, dan loop je dikke kans dat er 'ineens' extra kosten bij komen. Dat is heel vervelend als je spullen al op transport zijn en jij weigert de onvoorziene kosten te betalen. Zij hebben namelijk je spullen... De extra kosten verhalen door een rechtzaak aan te spannen werkt misschien nog wel als je binnen één staat verhuist. Maar als je van staat naar staat verhuist heb je ineens niet meer te maken met de wetten van een staat maar je moet dan procederen op federaal niveau. En dat houdt in dat je een flinke zak centen moet meenemen om überhaupt een rechtzaak te beginnen.


• Vraag twee of drie bedrijven om langs te komen voor een offerte. Er wordt een inventarisatielijst gemaakt van alle spullen die mee gaan.


• Zorg dat alle offertes dezelfde onderdelen bevatten. Dat maakt vergelijken makkelijker. Denk aan: opslag, verpakkingsmateriaal, shuttle-truck (als straat niet toegankelijk is voor grote verhuiswagen), in-/uitpakken, dat ze de rommel meenemen na uitpakken ('debris pickup').


• Bedenk ook wat voor soort verzekering je wilt. Bij het contract zit 'Basic Limited Liability' inbegrepen. Deze is wettelijk verplicht maar stelt weinig voor: 30-60 dollarcent per pound per article. Reken dan maar uit hoeveel vergoeding je krijgt voor oma's antieke vaas van een kilo die aan diggelen is gegaan tijdens transport... Er zijn dus allerlei verzekeringen mogelijk die je via de verhuizer of via je eigen verzekeringsagent kunt afsluiten.


• Informeer naar eventuele extra kosten voor het ontbreken (of juist gebruiken) van een lift. Sommige verhuizers rekenen ook extra als de afstand van truck tot huis te lang is.


• Vraag om een 'Binding Price Proposal'. Mocht de verhuizing duurder uitvallen (bijvoorbeeld door hogere benzineprijs), dan betaal je wat is afgesproken. Andersom geldt ook: valt het goedkoper uit, dan krijg je geen geld terug. Bij een 'Not to Exceed'-contract wordt dan wel minder in rekening gebracht.
  
  Wordt de verhuizing duurder omdat je bijvoorbeeld toch meer spullen meeneemt die niet op de inventarisatielijst staan, dan moet het contract natuurlijk worden aangepast en betaal je aanvullende kosten.


• Vraag of je een bezoekje kan brengen aan het bedrijf (de opslag, wagenpark, kantoor). De meeste verhuisbedrijven zullen hier niet moeilijk over doen, brokers wel. Ga je echt kijken, check dan of de naam van het bedrijf op de wagens staat.


• Bij de offerte hoor je een exemplaar te krijgen van Your Rights and Responsibilities When You Move. Verhuizers zijn wettelijk verplicht in de VS om je een exemplaar hiervan te geven als je nog in de planningsfase van de verhuizing zit.


• Als je het DOT-nummer niet hebt kunnen vinden op de website van de verhuizer, vraag deze dan alsnog zodat je de gegevens kunt opvragen bij SAFER, het elektronische systeem van de Department of Transportation. Daar zie je of de verhuizer alleen binnen een staat of ook naar andere staten mag verhuizen en wat voor soort lading ze mogen vervoeren. Een broker herken je aan de aanduiding 'household goods broker'.


• Als ze vertellen dat je vooraf al een (groot) deel van de kosten moet betalen ('deposit'), ga dan niet akkoord. Mijn contactpersoon vertelde zelfs dat het (in Californië?) illegaal is om zo'n vooruitbetaling te vragen. De meeste verhuizers innen het totale verhuisbedrag bij aflevering. Dat kan cash, met creditcard (die je wel vooraf moet doorgeven zodat ze kunnen controleren of je kredietwaardig bent) of met een cashier's check. Dat is een gedekte cheque die je bij de bank haalt. Het bedrag wordt dan direct van je bankrekening afgeschreven, is ondertekend door de bank en de naam van het verhuisbedrijf ('payee') staat er op vermeld.
  
  Ik las net dat het in grote steden zoals New York wel gebruikelijker is dat er een deposit wordt betaald, voor het geval je de verhuizing annuleert en de verhuizer onnodige kosten heeft gemaakt. Zit misschien wat in, zolang het redelijk blijft ($100?). Is de deposit 25% van het totaalbedrag of zelfs meer, dan heb je waarschijnlijk te maken met een 'mover broker'. Deze persoon houdt de deposit als zijn inkomsten en laat je de rest van de verhuizing met de verhuizer vooral zelf uitdokteren.


• Nog een manier om te controleren of je met een broker te maken hebt: als de naam op de offerte afwijkt van de naam die jouw contactpersoon heeft opgegeven.

Contract tekenen
Als je akkoord bent met de offerte, ondertekenen beide partijen. Dit contract is samen met de inventarisatielijst de 'Bill of Lading'. Deze moet je bij je hebben als de spullen worden afgeleverd. Op de dag van inpakken komt daar nog de exacte paklijst bij. Elke doos of object krijgt een nummer en wordt op de lijst vermeld met een korte beschrijving van de inhoud.


Zie ook:
Ons interstate-verhuisverhaal